Cos’è il KYB?
Il KYB, o Know Your Business, è il processo di verifica dell’identità, della struttura proprietaria e dello stato giuridico di partner commerciali, fornitori e clienti, sia prima che durante un rapporto d’affari.
Il KYB si è sviluppato come parte del più ampio quadro KYC (Know Your Customer). Il KYC riguarda la due diligence della clientela in generale, applicandosi sia alle persone fisiche che alle entità giuridiche. Il KYB è più specifico: si concentra in particolare sulle entità giuridiche. La domanda centrale non è solo chi sia l’individuo, ma cosa sia effettivamente l’azienda, chi la possieda e chi agisca per suo conto.
Il KYB è emerso in risposta a un chiaro vuoto normativo. Per decenni, le identità individuali sono state sottoposte a controlli rigorosi, mentre le aziende operavano con requisiti molto più blandi. Di conseguenza, le entità giuridiche sono diventate un mezzo per occultare il riciclaggio di denaro, il finanziamento del terrorismo e altri crimini finanziari. In Europa, i legislatori hanno colmato questa lacuna attraverso la Quarta Direttiva Antiriciclaggio (AMLD4) nel 2017. Negli Stati Uniti, il FinCEN ha introdotto le regole KYB tramite i requisiti di Customer Due Diligence nel 2016.
Cosa comporta il processo KYB
Il KYB non è un controllo una tantum prima di firmare un contratto. Al contrario, è un processo strutturato con diverse componenti distinte.
Il primo passo è la verifica dell’identità dell’azienda. Ciò significa confermare che il partner commerciale sia un’entità giuridica registrata e che il suo nome ufficiale, l’indirizzo e il numero di registrazione corrispondano ai registri delle imprese autorevoli.
La seconda componente è l’identificazione dei titolari effettivi (UBO) — gli individui che possiedono o controllano effettivamente l’azienda. La proprietà spesso passa attraverso molteplici livelli di entità giuridiche. Di conseguenza, questa è una delle parti più complesse del processo.
La terza componente è la valutazione del rischio. Ciò significa controllare il partner commerciale rispetto alle liste di sanzioni, ai database delle persone politicamente esposte (PEP) e alle fonti mediatiche avverse.
La quarta componente — e spesso la più trascurata — è il monitoraggio continuo. Le aziende cambiano nel tempo. Le strutture proprietarie mutano, gli indirizzi cambiano e lo stato giuridico può essere alterato. Pertanto, un partner che ha superato la verifica un anno fa potrebbe trovarsi in una situazione diversa oggi.
La sfida pratica principale: dati frammentati
L’ostacolo più grande nel KYB non è la volontà di verificare i partner. Piuttosto, è la frammentazione dei dati nel panorama aziendale globale.
Ogni paese mantiene il proprio registro delle imprese, il proprio formato di dati, la propria lingua e le proprie regole di convalida. Inoltre, lo stesso nome aziendale può apparire in modo diverso a seconda della fonte utilizzata. Le diverse giurisdizioni applicano anche soglie differenti: una può definire un titolare effettivo come una persona che detiene più del 25% di una società, mentre un’altra utilizza una soglia del 10%.
I sistemi che identificano automaticamente i partner commerciali hanno bisogno di un unico identificatore riconosciuto a livello globale. Senza di esso, errori, duplicati e lacune nei dati sono inevitabili.
Come il codice LEI supporta il processo KYB
Il codice LEI è un identificatore alfanumerico di 20 caratteri che identifica in modo univoco qualsiasi entità giuridica. Si collega a dati di riferimento verificati, inclusi il nome ufficiale dell’entità, l’indirizzo registrato e la struttura proprietaria. La Global Legal Entity Identifier Foundation (GLEIF) gestisce questi dati a livello globale, assicurando che rimangano pubblici, leggibili dalle macchine e standardizzati.
La GLEIF descrive il sistema LEI come uno strumento che supporta decisioni più intelligenti, meno costose e più affidabili su con chi fare affari. Migliora inoltre la qualità dei dati nell’onboarding dei clienti, nei flussi di lavoro KYC/KYB e nella gestione della catena di fornitura transfrontaliera.
Nello specifico del KYB, un LEI valido significa che un’azienda si collega a dati identificativi verificati. I sistemi possono interrogare questi dati automaticamente dal Global LEI Index della GLEIF, eliminando la necessità di controlli manuali lenti e soggetti a errori.
Inoltre, i dati di Livello 2 del LEI includono informazioni sulla struttura proprietaria che coprono le entità controllanti dirette e finali. Questo supporta direttamente l’identificazione degli UBO. La stessa necessità di dati identificativi strutturati nelle transazioni transfrontaliere è alla base della Travel Rule del GAFI, di cui parliamo in un articolo separato.
Monitoraggio continuo e validità del LEI
Il sistema LEI include un requisito di rinnovo annuale, e questo lo rende particolarmente utile per il monitoraggio KYB continuo. Secondo le regole della GLEIF, un LEI deve essere rinnovato e i dati dell’entità confermati ogni anno. Pertanto, un LEI valido segnala che i dati sono aggiornati. Un LEI scaduto, d’altra parte, segnala che il record non è stato aggiornato — il che è di per sé un indicatore di rischio in qualsiasi processo KYB.
Ciò rende lo stato del LEI facile da integrare nei flussi di lavoro di monitoraggio continuo.
KYB, LEI e intelligenza artificiale
Le moderne soluzioni KYB utilizzano sempre più l’automazione guidata dall’IA. Gli strumenti di IA possono gestire controlli sui registri, identificazione degli UBO e screening delle sanzioni su larga scala. Tuttavia, la loro efficacia dipende direttamente dalla qualità dei dati in ingresso.
Il nome di un’azienda basato su testo non è un identificatore affidabile per una macchina. Un codice LEI lo è. Quando un sistema utilizza un LEI per identificare un partner commerciale, recupera automaticamente tutti i dati associati dal database GLEIF, senza intervento manuale. Approfondiamo questo collegamento nel nostro articolo su perché l’intelligenza artificiale ha bisogno di un’identità aziendale affidabile.
Di conseguenza, le aziende con un LEI valido sono identificabili più chiaramente e integrabili più facilmente nei sistemi KYB automatizzati.
Chi ha bisogno del KYB
Il KYB è un requisito normativo per gli istituti finanziari, i prestatori di servizi di pagamento e altre entità regolamentate. Quadri normativi come MiFID II, EMIR e DORA richiedono tutti dati identificativi verificati per le controparti.
Oltre ai settori regolamentati, tuttavia, il KYB sta diventando una pratica standard più diffusa. Le aziende che gestiscono grandi reti di fornitori, operano nel commercio transfrontaliero o utilizzano piattaforme che collegano entità commerciali applicano sempre più il KYB come parte della loro gestione standard del rischio.
Un passo pratico
Se la tua organizzazione è coinvolta in transazioni transfrontaliere, gestione dei fornitori, mercati finanziari o qualsiasi settore regolamentato, ha senso mantenere il tuo codice LEI valido e aggiornato.
Un LEI valido rende la tua azienda più chiaramente identificabile nei processi KYB. Riduce inoltre gli attriti durante l’onboarding dei partner e supporta l’integrazione con i sistemi che si affidano all’identificazione basata su LEI.
Puoi registrare un LEI o rinnovare il tuo LEI esistente in pochi minuti.