Questi Termini e condizioni delineano il quadro normativo, gli obblighi e i diritti associati all’uso dei servizi di registrazione, rinnovo e gestione LEI forniti da LEI System OU.
1. Parte contraente
LEI System OU, una società a responsabilità limitata costituita in Estonia, sarà la parte contraente che fornisce i servizi sotto il marchio LEI System. Nei casi in cui non esista una filiale locale di LEI System nel paese di residenza del cliente, LEI System OU (numero LEI 984500908J38713A7650) opererà come entità legale predefinita. LEI System funge da agente di registrazione LEI e mantiene una collaborazione con l’Unità Operativa Locale (LOU) ufficialmente accreditata, Ubisecure Oy (che opera come RapidLEI), che detiene il LEI: 529900T8BM49AURSDO55.
2. Richiesta e gestione dei LEI
2.1. Il cliente può inviare una richiesta per ottenere, rinnovare o trasferire un Legal Entity Identifier compilando il relativo modulo online e completando il pagamento utilizzando un metodo accettato come carta di credito o PayPal.
2.2. Inviando la domanda, il cliente riconosce e accetta questi Termini e condizioni e afferma che tutti i dati forniti sono accurati. Il richiedente certifica di essere autorizzato ad agire per conto dell’entità legale in questione. Alcuni dati di contatto potrebbero essere condivisi con la LOU per supportare la convalida.
2.3. Il cliente autorizza LEI System ad accettare i termini e le condizioni della LOU (ad esempio, quelli di RapidLEI) per suo conto. Tutti gli accordi con le LOU si basano sulle linee guida GLEIF e sono sostanzialmente simili. Ad esempio, i termini di servizio di RapidLEI possono essere consultati qui.
2.4. A LEI System viene concessa l’autorità di agire per conto dell’entità legale del cliente in questioni relative al LEI, inclusi il suo rilascio, il rinnovo annuale e il trasferimento.
2.5. Quando un LEI viene trasferito da un altro fornitore a LEI System, potrebbe essere necessario il cambio della LOU. Il trasferimento deve avvenire prima o contemporaneamente al rinnovo.
2.6. I LEI sotto l’amministrazione di LEI System possono essere rinnovati fino a 60 giorni prima della data di scadenza. In situazioni che comportano un rinnovo anticipato dopo un trasferimento da un diverso fornitore di servizi, potrebbe verificarsi una riduzione del periodo di validità.
2.7. L’elaborazione inizierà una volta ricevuti sia la domanda che il pagamento.
2.8. LEI System può richiedere documentazione che confermi l’autorità del richiedente, inclusa, a titolo esemplificativo, una procura.
2.8.1. Le autorizzazioni devono essere firmate esclusivamente da persone ufficialmente incaricate di rappresentare l’entità legale. L’impersonificazione o la falsa rappresentazione dell’autorità firmataria è severamente vietata.
2.8.2. Prima dell’emissione o del rinnovo di un LEI, LEI System, in collaborazione con la LOU, invia una richiesta di verifica dei dati al registro ufficiale della giurisdizione pertinente, come riconosciuto dalla GLEIF. I dati ottenuti da tale richiesta vengono inoltrati al cliente per la revisione e la conferma.
2.8.3. Il cliente ha il diritto di confermare o rifiutare i dati recuperati dal registro. In caso di rifiuto, il cliente è tenuto a fornire una giustificazione e ad allineare i propri dati con il registro ufficiale della giurisdizione pertinente prima che il LEI possa essere emesso o rinnovato.
2.8.4. Qualora i dati recuperati dal registro siano coerenti con i dati presentati dal cliente nella domanda, LEI System può, a sua esclusiva discrezione, confermare i dati per conto del cliente. LEI System non ha alcun obbligo in tal senso.
2.9. Potrebbe essere richiesta documentazione aggiuntiva a scopo di verifica, tra cui:
• una copia del certificato di registrazione dell’entità
• identificazione dei rappresentanti autorizzati
• prova della data di costituzione
• documentazione a supporto delle modifiche apportate ai registri societari
2.10. Se l’entità è posseduta o controllata da una società madre che redige bilanci consolidati, devono essere inviati i dati di Livello 2 (parentali). Se la rendicontazione non è possibile, deve essere fornita una motivazione valida.
2.10.1. La documentazione che conferma lo stato di consolidamento può essere richiesta da LEI System.
2.11. Le filiali internazionali sono tenute a fornire il LEI della sede centrale, che deve essere attivo (stato ISSUED).
2.12. Alle entità classificate come fondi di investimento o fondi ombrello può essere chiesto di divulgare le relazioni del fondo, inclusi il gestore del fondo, la struttura ad ombrello e/o le relazioni feeder-master.
2.12.1. Possono essere richiesti documenti pertinenti a supporto di tali relazioni.
2.12.2. I LEI devono essere forniti per ogni entità correlata citata.
2.13. La maggior parte delle registrazioni LEI viene completata entro 1–3 ore. Tuttavia, le domande che coinvolgono relazioni con società madri o fondi possono richiedere fino a 48 ore. I rinnovi e i trasferimenti LEI possono richiedere fino a 7 giorni. Dati incompleti o errati possono causare ritardi.
2.14. Al completamento con successo della domanda, una conferma e la fattura verranno inviate all’indirizzo email fornito durante il checkout.
2.15. Le domande diventano vincolanti e irrevocabili al momento dell’invio e del pagamento. Ciò si applica sia alle registrazioni iniziali che ai rinnovi, inclusi i trasferimenti.
2.16. Se il cliente non invia la documentazione richiesta, LEI System e la sua LOU partner possono procedere utilizzando le informazioni pubblicamente disponibili. I LEI che non possono essere elaborati a causa di dati mancanti non saranno rimborsati e non si assume alcuna responsabilità per le conseguenze che ne derivano.
2.17. Una volta emesso, il LEI e i dati di riferimento associati diventano pubblicamente accessibili sui siti web di GLEIF e LEI System. I LEI sono permanenti e non possono essere riassegnati o rimossi.
2.18. LEI System informerà il cliente via email 60 giorni prima della data di rinnovo prevista.
3. Piani pluriennali e rinnovi automatici
3.1. I clienti possono scegliere di pagare anticipatamente i rinnovi del proprio LEI per una durata fino a cinque anni.
3.2. Nonostante il pagamento anticipato pluriennale, i dati LEI verranno comunque aggiornati annualmente come richiesto dalla GLEIF. La “prossima data di rinnovo” ufficiale si basa su un ciclo di 365 giorni dall’ultimo rinnovo confermato.
3.3. Se un LEI coperto da un contratto pluriennale viene trasferito a un altro fornitore di servizi, l’accordo con LEI System si considera terminato e non verrà emesso alcun rimborso.
3.4. I clienti possono attivare il rinnovo automatico. Una notifica anticipata verrà inviata all’email registrata 60 giorni prima della data di scadenza. Il cliente ha cinque giorni di calendario dal ricevimento della notifica per annullare o modificare i propri dati. Se non viene ricevuta alcuna cancellazione, il pagamento verrà elaborato utilizzando il metodo di pagamento originariamente fornito. Una volta iniziato il rinnovo, non può essere annullato.
3.5. LEI System si riserva il diritto di aggiornare i dati di riferimento utilizzando fonti del registro.
3.5.1. Se i registri ufficiali non sono accessibili, i dati di riferimento esistenti possono essere utilizzati per il rinnovo.
3.5.2. Qualora la verifica fallisca, le relazioni parentali o di fondo possono essere contrassegnate come non pubbliche.
3.5.3. I clienti sono responsabili di notificare a LEI System eventuali modifiche non acquisite dai registri.
3.5.4. LEI System può richiedere ulteriore documentazione di supporto, inclusi dati finanziari aggiornati, nuove lettere di autorizzazione o dichiarazioni di eccezione.
3.5.5. Se la documentazione richiesta non viene fornita entro 60 giorni, il LEI potrebbe non essere rinnovato e il contratto di servizio potrebbe essere risolto.
4. Certificato LEI e Badge
4.1. LEI System offre i seguenti prodotti di identità digitale, che possono essere aggiunti all’ordine al momento del checkout o richiesti successivamente nella pagina Dettagli ordine LEI:
- Certificato LEI stampabile: un certificato digitale contenente i dati LEI della tua azienda, basato sullo standard ISO 17442 — lo standard internazionale approvato dai paesi del G20. Disponibile per il download immediato e la stampa autonoma.
- Badge LEI per sito web: un piccolo badge per il tuo sito web. I visitatori possono cliccarlo per verificare istantaneamente i dettagli della tua azienda come pubblicati nel database GLEIF.
- Badge LEI per email: un piccolo banner per la tua firma email, che mostra ai destinatari che la tua azienda è un’entità legale verificata.
4.2. Tutti i prodotti sopra elencati sono consegnati digitalmente. LEI System non spedisce certificati fisici per posta.
5. Commissioni di servizio e tassazione
5.1. I prezzi per i servizi relativi al LEI, inclusi registrazione, rinnovo e trasferimento, sono pubblicati sul sito web di LEI System e includono i supplementi GLEIF applicabili.
Le tariffe per ordinare un nuovo LEI, trasferire un LEI o rinnovare un LEI possono essere consultate qui.
5.2. Gestione IVA:
- Clienti estoni: si applica l’IVA al 24%.
- Clienti con sede nell’UE con una partita IVA valida: non verrà aggiunta alcuna IVA (si applica l’inversione contabile).
- Clienti con sede nell’UE senza una partita IVA valida: l’IVA viene addebitata all’aliquota applicabile nel paese di residenza del cliente nell’ambito del regime One Stop Shop (OSS) dell’UE. In qualità di fornitore di servizi digitali, LEI System è tenuta a riscuotere e versare l’IVA locale per conto del paese del cliente, il che significa che si applicano l’aliquota IVA e le norme dello Stato membro dell’UE del cliente.
- Clienti al di fuori dell’UE: non viene addebitata alcuna IVA.
5.3. I rinnovi automatici verranno addebitati in base ai prezzi attivi pubblicati al momento dell’elaborazione.
6. Rimborsi e cancellazioni
6.1. Le richieste di rimborso devono essere inviate a info@leisystem.com e saranno esaminate entro 7 giorni lavorativi.
6.2. I rimborsi vengono elaborati tramite il metodo di pagamento originale e possono richiedere fino a 30 giorni per raggiungere il tuo conto bancario, a seconda dell’istituto bancario.
6.3. Al momento dell’invio di un ordine, i flussi di lavoro automatizzati vengono avviati immediatamente. La registrazione, il rinnovo e il trasferimento del LEI comportano il lavoro di molteplici organizzazioni e specialisti, tra cui la raccolta, la verifica e la convalida dei dati in collaborazione con la LOU accreditata (RapidLEI). L’elaborazione di un rimborso richiede un lavoro amministrativo separato, incluse le registrazioni contabili e l’emissione di note di credito.
Pertanto, a tutti i rimborsi si applica una commissione di gestione di 40 €.
6.3.1. Per le richieste di LEI in determinate giurisdizioni, la LOU (Local Operating Unit) può applicare supplementi giurisdizionali aggiuntivi per coprire le spese di registro obbligatorie addebitate dalle autorità locali. Quando applicabili, questi supplementi vengono visualizzati al momento del pagamento prima dell’acquisto. Vengono trasferiti al cliente al costo effettivo e non sono rimborsabili una volta avviato il processo di recupero dei dati, indipendentemente dal fatto che il LEI venga effettivamente rilasciato.
6.4. I rimborsi non sono disponibili nei seguenti scenari:
- Il LEI è già stato emesso o rinnovato.
- Il rinnovo automatico è stato completato.
- Un contratto pluriennale è stato annullato prematuramente.
- Il trasferimento del LEI ha causato una perdita del periodo di validità.
- Il cliente non ha fornito le informazioni richieste entro 60 giorni.
- I dati parentali sono stati inviati ma successivamente invalidati.
6.5. Tutta la gestione dei rimborsi è soggetta al quadro di governance RA di GLEIF.
7. Servizi di terze parti e partner di marketing
7.1. LEI System può esternalizzare determinati servizi di supporto a fornitori specializzati di terze parti. Ciò può includere:
• hosting e manutenzione di piattaforme online
• gestione sicura dei pagamenti
• servizi di comunicazione (ad es. email, notifiche)
• strumenti di raccolta feedback dei clienti
7.2. Questi fornitori possono accedere ai dati dei clienti strettamente secondo necessità per fornire i loro servizi, in base ad accordi di riservatezza e protezione dei dati.
7.3. I dati di contatto (nome dell’azienda, rappresentante, email, ecc.) possono essere condivisi con partner di marketing selezionati che offrono servizi pertinenti al cliente.
7.4. I fornitori di terze parti possono contattare direttamente i clienti in merito ai loro servizi se correlati alle operazioni di LEI System.
7.5. Tutti gli impegni con terze parti sono soggetti a standard di privacy uguali o superiori a quelli stabiliti da LEI System.
7.6. Utilizzando i servizi di LEI System, il cliente acconsente agli accordi di cui sopra.
8. Giurisdizione legale e disposizioni finali
8.1. Il cliente rimane l’unico responsabile per tutte le azioni e gli obblighi connessi al LEI della propria entità legale.
8.2. LEI System non si assume alcuna responsabilità per eventuali conseguenze finanziarie o normative derivanti da ritardi o fallimenti nell’elaborazione del LEI.
8.3. Questi Termini e condizioni possono essere aggiornati senza preavviso. L’ultima versione è sempre disponibile su leisystem.com.
8.4. Il presente accordo e qualsiasi controversia o reclamo derivante da esso o in connessione con esso, inclusi controversie o reclami non contrattuali, saranno regolati e interpretati in conformità con le leggi della Repubblica d’Estonia. I tribunali della Repubblica d’Estonia avranno giurisdizione esclusiva per risolvere tali controversie o reclami.