I presenti Termini e condizioni delineano il quadro normativo, gli obblighi e i diritti associati all’utilizzo dei servizi di registrazione, rinnovo e gestione LEI forniti da LEI System OU.
1. Parte contraente
LEI System OU, una società a responsabilità limitata costituita in Estonia, sarà la parte contraente che fornisce servizi con il marchio LEI System. Nei casi in cui non esista una filiale locale di LEI System nel paese di residenza del cliente, LEI System OU (numero LEI 984500908J38713A7650) opererà come entità legale predefinita. LEI System funge da Agente di Registrazione LEI e mantiene la cooperazione con l’Unità Operativa Locale (LOU) ufficialmente accreditata, Ubisecure Oy (che opera come RapidLEI), che detiene il LEI: 529900T8BM49AURSDO55.
2. Richiesta e gestione LEI
2.1. Il cliente può inviare una richiesta per ottenere, rinnovare o trasferire un Identificativo di Entità Legale (LEI) compilando il modulo online pertinente e completando il pagamento utilizzando un metodo accettato come carta di credito o PayPal.
2.2. Inviando la domanda, il cliente riconosce e accetta i presenti Termini e condizioni e afferma che tutti i dati forniti sono accurati. Il richiedente certifica di essere autorizzato ad agire per conto dell’entità legale in questione. Alcuni dettagli di contatto possono essere condivisi con la LOU per supportare la convalida.
2.3. Il cliente autorizza LEI System ad accettare i termini e le condizioni della LOU (ad esempio, quelli di RapidLEI) per suo conto. Tutti gli accordi LOU si basano sulle linee guida GLEIF e sono sostanzialmente simili. Ad esempio, i termini di servizio di RapidLEI possono essere trovati qui.
2.4. A LEI System è concessa l’autorità di agire per conto dell’entità legale del cliente in questioni relative al LEI, inclusa la sua emissione, il rinnovo annuale e il trasferimento.
2.5. Quando un LEI viene trasferito da un altro fornitore a LEI System, potrebbe essere necessario il cambio di LOU. Un trasferimento deve avvenire prima o contemporaneamente al rinnovo.
2.6. I codici LEI sotto l’amministrazione di LEI System sono idonei al rinnovo fino a 60 giorni prima della data di scadenza. In situazioni che comportano un rinnovo anticipato dopo un trasferimento da un fornitore di servizi diverso, potrebbe esserci una riduzione del periodo di validità.
2.7. L’elaborazione avrà inizio una volta ricevuti sia la domanda che il pagamento.
2.8. LEI System può richiedere documentazione che confermi l’autorità del richiedente, inclusa, ma non limitata a, una Procura.
2.8.1. Le autorizzazioni devono essere firmate esclusivamente da persone ufficialmente autorizzate a rappresentare l’entità legale. L’impersonificazione o la falsa dichiarazione dell’autorità di firma sono severamente proibite.
2.9. Potrebbe essere richiesta documentazione aggiuntiva a fini di verifica, tra cui:
• una copia del certificato di registrazione dell’entità
• identificazione dei rappresentanti autorizzati
• prova della data di costituzione
• documentazione a supporto delle modifiche apportate ai registri aziendali
2.10. Se l’entità è posseduta o controllata da una società madre che prepara bilanci consolidati, devono essere presentati i dati di Livello 2 (parentali). Se la rendicontazione non è possibile, deve essere fornita una motivazione valida.
2.10.1. LEI System può richiedere documentazione che confermi lo stato di consolidamento.
2.11. Le filiali internazionali sono tenute a fornire il LEI della sede centrale, che deve essere attivo (stato EMESSO).
2.12. Alle entità classificate come fondi di investimento o fondi ombrello può essere richiesto di divulgare le relazioni tra fondi, inclusi gestore del fondo, struttura ombrello e/o relazioni feeder-master.
2.12.1. Possono essere richiesti documenti pertinenti a supporto di tali relazioni.
2.12.2. I codici LEI devono essere forniti per ogni entità correlata a cui si fa riferimento.
2.13. La maggior parte delle registrazioni LEI viene completata entro 1-3 ore. Tuttavia, le domande che coinvolgono relazioni parentali o di fondi possono richiedere fino a 48 ore. I rinnovi e i trasferimenti LEI possono richiedere fino a 7 giorni. Dati incompleti o errati possono causare ritardi.
2.14. Al completamento positivo della domanda, una conferma e una fattura verranno inviate all’indirizzo email fornito al momento del checkout.
2.15. Le domande diventano vincolanti e irrevocabili al momento dell’invio e del pagamento. Ciò si applica sia alle registrazioni iniziali che ai rinnovi, inclusi i trasferimenti.
2.16. Se il cliente non riesce a presentare la documentazione richiesta, LEI System e la sua LOU partner possono procedere utilizzando le informazioni disponibili pubblicamente. I codici LEI che non possono essere elaborati a causa di dati mancanti non saranno rimborsati e nessuna responsabilità è assunta per le conseguenze derivanti.
2.17. Una volta emesso, il LEI e i dati di riferimento associati diventano pubblicamente accessibili sui siti web di GLEIF e LEI System. I codici LEI sono permanenti e non possono essere riassegnati o rimossi.
2.18. LEI System informerà il cliente via email 60 giorni prima della data di rinnovo programmata.
3. Piani pluriennali e rinnovi automatici
3.1. I clienti possono scegliere di prepagare i loro rinnovi LEI per una durata massima di cinque anni.
3.2. Nonostante il prepagamento pluriennale, i dati LEI saranno comunque aggiornati annualmente come richiesto da GLEIF. La “data di rinnovo successiva” ufficiale si basa su un ciclo di 365 giorni dall’ultimo rinnovo confermato.
3.3. Se un LEI coperto da un contratto pluriennale viene trasferito a un altro fornitore di servizi, l’accordo con LEI System è considerato terminato e non verrà emesso alcun rimborso.
3.4. I clienti possono abilitare il rinnovo automatico. Il pagamento per tali rinnovi viene elaborato 60 giorni prima della data di scadenza utilizzando il metodo di pagamento originariamente fornito.
3.5. La notifica di rinnovo automatico verrà inviata all’email registrata. Il cliente ha cinque giorni di calendario per annullare o modificare i dettagli. Una volta iniziato il rinnovo, non può essere annullato.
3.6. LEI System si riserva il diritto di aggiornare i dati di riferimento utilizzando le fonti del registro.
3.6.1. Se i registri ufficiali non sono accessibili, i dati di riferimento esistenti possono essere utilizzati per il rinnovo.
3.6.2. Se la verifica fallisce, le relazioni parentali o di fondi possono essere contrassegnate come non pubbliche.
3.6.3. I clienti sono responsabili di notificare a LEI System eventuali modifiche non rilevate dai registri.
3.6.4. LEI System può richiedere documentazione aggiuntiva a supporto, inclusi bilanci aggiornati, nuove lettere di autorizzazione o dichiarazioni di eccezione.
3.6.5. Se la documentazione richiesta non viene fornita entro 60 giorni, il LEI potrebbe non essere rinnovato e l’accordo di servizio potrebbe essere terminato.
4. Certificato LEI & tag
4.1. Un certificato LEI digitale e/o stampato può essere aggiunto all’ordine al momento del checkout o richiesto successivamente utilizzando la funzione di ricerca LEI.
4.2. I certificati cartacei vengono spediti entro 7 giorni lavorativi all’indirizzo registrato dell’entità legale.
4.3. LEI System non è obbligato a riemettere certificati stampati nei casi in cui la consegna fallisca a causa di informazioni sull’indirizzo errate o del rifiuto di accettare la consegna.
5. Tariffe di servizio e tassazione
5.1. I prezzi per i servizi relativi al LEI, inclusi registrazione, rinnovo e trasferimento, sono pubblicati sul sito web di LEI System e includono i supplementi GLEIF applicabili.
Le tariffe per ordinare un nuovo LEI, trasferire un LEI o rinnovare un LEI possono essere trovate qui.
5.2. Gestione IVA:
• Clienti estoni: si applica il 22% di IVA. Dal 1° luglio 2025, l’aliquota IVA aumenterà al 24% e i prezzi si adegueranno di conseguenza.
• Clienti con sede nell’UE con un numero di partita IVA valido: non verrà aggiunta IVA (si applica l’inversione contabile).
• Clienti al di fuori dell’UE: non viene addebitata IVA.
5.3. I rinnovi automatici verranno addebitati in base ai prezzi attivi pubblicati al momento dell’elaborazione.
6. Politica di rimborso
6. Rimborsi e cancellazioni
6.1. Le richieste di rimborso devono essere inviate a info@leisystem.com e saranno esaminate entro 7 giorni lavorativi.
6.2. I rimborsi vengono elaborati tramite il metodo di pagamento originale e possono richiedere fino a 30 giorni per apparire, a seconda dell’istituto bancario.
6.3. È applicabile una commissione di elaborazione del rimborso di 40 €.
6.4. I rimborsi non sono disponibili nei seguenti scenari:
• Il LEI è già stato emesso o rinnovato.
• Il rinnovo automatico è stato completato.
• Un contratto pluriennale è stato annullato prematuramente.
• Il trasferimento del LEI ha causato la perdita del periodo di validità.
• Il cliente non ha fornito le informazioni richieste entro 60 giorni.
• I dati parentali sono stati inviati ma successivamente invalidati.
• La consegna del certificato fisico è fallita a causa di un errore del cliente.
6.5. Tutta la gestione dei rimborsi è soggetta al Quadro di Governance RA di GLEIF.
7. Servizi di terze parti e partner di marketing
7.1. LEI System può esternalizzare alcuni servizi di supporto a fornitori terzi specializzati. Ciò può includere:
• hosting e manutenzione di piattaforme online
• gestione sicura dei pagamenti
• servizi di comunicazione (ad esempio, email, notifiche)
• strumenti per la raccolta del feedback dei clienti
7.2. Questi fornitori possono accedere ai dati del cliente strettamente secondo necessità per fornire i loro servizi, in base ad accordi di riservatezza e protezione dei dati.
7.3. I dati di contatto (ragione sociale, rappresentante, email, ecc.) possono essere condivisi con partner di marketing selezionati che offrono servizi pertinenti al cliente.
7.4. I fornitori terzi possono contattare direttamente i clienti in merito ai loro servizi se correlati alle operazioni di LEI System.
7.5. Tutti gli impegni con terze parti sono soggetti a standard di privacy pari o superiori a quelli stabiliti da LEI System.
7.6. Utilizzando i servizi di LEI System, il cliente acconsente alle disposizioni di cui sopra.
8. Giurisdizione legale e disposizioni finali
8.1. Il cliente rimane l’unico responsabile per tutte le azioni e gli obblighi connessi al LEI della propria entità legale.
8.2. LEI System non si assume alcuna responsabilità per eventuali conseguenze finanziarie o normative derivanti da ritardi o fallimenti nell’elaborazione del LEI.
8.3. I presenti Termini e condizioni possono essere aggiornati senza preavviso. L’ultima versione è sempre disponibile su leisystem.com.
8.4. Il presente accordo e qualsiasi controversia o reclamo derivante da o in relazione ad esso, incluse controversie o reclami non contrattuali, saranno regolati e interpretati in conformità con le leggi della Repubblica di Estonia. I tribunali della Repubblica di Estonia avranno giurisdizione esclusiva per risolvere qualsiasi controversia o reclamo di questo tipo.